PAYE UK:despre angajare si platile salariilor
Ce este PAYE, cine plătește ce la HMRC, cum ajungi de la salariul brut la cel net și ce sunt Employment Allowance și Statutory Pay. La final ai un calculator pentru simulare.
1. Ce este PAYE
PAYE (Pay As You Earn) este sistemul prin care reții impozitul pe venit și National Insurance (NI) din salariu și le trimiți la HMRC. Tu calculezi, reții, plătești și raportezi.
Te înregistrezi înainte de prima plată de salariu. Se aplică la fel, indiferent că plătești un director sau un angajat.
2. Cine plătește ce
La fiecare salariu se întâmplă patru lucruri, în ordine.
Suma din contract, înainte de reineri.
Impozitul pe venit și NI angajat. Le reții din salariu.
Employer NI, calculat pe același salariu. Nu se scade din salariul angajatului.
Impozit + NI angajat + employer NI, minus Employment Allowance dacă se aplică.
Primește netul
Brut minus impozit și NI angajat. Asta ajunge în contul lui.
Costul firmei
Costul real este brutul plus employer NI.
Primește totalul
Impozitul, NI angajat și employer NI, pe lună fiscală, într-o singură plată.
3. Angajat, independent sau CIS
Alegi după cum lucrează persoana. Întrebarea cheie: cine stabilește programul și metoda de lucru?
Exemplu: directorul
Tu stabilești programul și modul de lucru. Plata trece prin PAYE.
Exemplu: consultant
Lucrează în felul lui, are mai mulți clienți și îți trimite invoice. Plătești invoice-ul, fără reținere de salariu.
Exemplu: subcontractor
Contractorul reține o parte din plată și o trimite la HMRC pentru subcontractor.
4. Cum te înregistrezi
Pregătești datele înainte, ca să nu le refaci:
Datele companiei
Numele, numărul de înregistrare (CRN), adresa și contactul.
Datele personale
Numele, data nașterii, NINO și adresa.
Detaliile de angajare
Numărul de angajați (inclusiv tu), salariul lunar estimat și data primei plăți.
Sau prin contabil, cu datele de mai sus.
PAYE Reference și Accounts Office Reference. Le folosești la fiecare raportare.
Prin Government Gateway, pentru raportarea RTI.
5. Cum raportezi salariile (RTI)
Raportezi în timp real, la fiecare plată, prin sistemul RTI.
Full Payment Submission
Îl trimiți în ziua plății sau înainte. Conține salariul, impozitul și NI pentru fiecare persoană de pe payroll.
Employer Payment Summary
Îl trimiți când ai o schimbare: nu plătești salariu într-o lună, sau recuperezi plăți legale.
6. Cum plătești HMRC
Plățile merg pe luna fiscală, de la 6 a unei luni până pe 5 a lunii următoare. Suma este totalul din FPS-urile perioadei, minus Employment Allowance.
Până pe 22
Plătești până pe 22 din luna următoare lunii fiscale. Trimite plata cu câteva zile înainte.
Trece-l în calendar
Pune toate datele la început de an. Un termen ratat înseamnă penalitate.
7. Cum se calculează salariul
Pornești de la brutul lunar și scazi, în ordine. Pragurile sunt lunare, pentru anul fiscal 2025/26.
Primii £1.048 pe lună sunt liberi
Personal Allowance-ul (£12.570 pe an, codul 1257L). Peste el: 20%, apoi 40% peste £50.270 pe an.
8% între £1.048 și £4.189
Peste £4.189 pe lună, rata scade la 2%.
15% peste £417 pe lună
Plătești tu, din firmă. Nu se scade din salariul angajatului.
8. Employment Allowance
Employment Allowance reduce employer NI cu până la £10.500 pe an, adică până la £875 pe lună. Se aplică automat prin software, când raportezi FPS.
Dacă ai alți angajați
Ai cel puțin un angajat, pe lângă director, peste pragul de employer NI.
Dacă ești singurul angajat
Dacă singurul om pe payroll este directorul, nu poți folosi Employment Allowance.
9. Statutory Pay
Statutory Pay este salariul legal pe care îl datorezi când angajatul nu poate lucra sau are un concediu legal. Trece prin payroll, deci are impozit și NI ca orice salariu.
Statutory Sick Pay
Pentru boală, plătit de angajator. Verifică pe GOV.UK din ce zi se plătește, regula s-a schimbat recent.
Plăți legale de familie
Pentru maternitate, paternitate, adopție și pierderea unui copil. O parte din cost o recuperezi prin EPS.
10. Pensia de la locul de muncă
Ai obligația să înscrii automat angajații eligibili într-o schemă de pensie și să plătești contribuțiile minime.
Angajații eligibili
Între 22 de ani și vârsta de pensie de stat, cu câștig peste £10.000 pe an.
Minimul legal
3% angajator și 5% angajat, din câștigurile calificate (£6.240 până la £50.270 pe an).
11. Calculator: brut → net
Introdu salariul brut lunar și vezi ce primește angajatul, ce reții și ce plătești tu.
Disclaimer: simulare orientativă, pentru Anglia, Țara Galilor și Irlanda de Nord, cu codul 1257L și fără pensie. Nu înlocuiește software-ul de salarizare, codul primit de la HMRC sau consultanța unui contabil.
12. Faci singur sau ai nevoie de contabil
Poți face PAYE singur, dacă știi exact ce faci și folosești software compatibil RTI. Dacă nu ești sigur de calcul, coduri, Employment Allowance sau termene, ia un contabil.
Obligațiile față de angajat
În scris
Salariu, program și concediu, clar scrise.
Cel puțin minimul legal
National Minimum Wage, pe vârsta angajatului. Verifică valoarea curentă pe GOV.UK.
La fiecare plată
Brut, net, impozit și NI.
13. P45 și P60
Când pleacă angajatul
Îi dai P45 cu salariul și impozitul până la data plecării. Îl folosește noul angajator.
La sfârșitul anului fiscal
Îi dai P60 până pe 31 mai, cu totalul pe anul fiscal.
14. Lista lunară
- Calculează salariile și verifică codurile de impozitare.
- Verifică Employment Allowance și Statutory Pay, dacă e cazul.
- Plătește salariile și trimite FPS în ziua plății sau înainte.
- Trimite EPS dacă e cazul.
- Plătește HMRC până pe 22 din luna următoare lunii fiscale.
- Dă payslip-ul și păstrează confirmările.
15. Întrebări frecvente
Am nevoie de PAYE dacă îmi plătesc doar pe mine?
Da, dacă îți plătești salariu. Dacă nu plătești salariu deloc, PAYE nu e necesar. Mai multe despre asta în articolul despre directori.
Ce plătesc exact la HMRC?
Impozitul reținut, NI-ul angajatului reținut și employer NI-ul tău, minus Employment Allowance dacă se aplică.
Pot plăti un angajat ca independent?
Doar dacă relația îndeplinește condițiile pentru independent. Dacă lucrează în programul și cu metoda ta, este angajat.
Ce fac dacă nu plătesc salariu într-o lună?
Trimiți EPS pentru acea lună, ca să anunți HMRC.
Ce fac dacă am greșit un FPS?
Trimiți un FPS corectat. Corectezi cât mai repede.
Cât timp păstrez documentele?
Cel puțin 3 ani după sfârșitul anului fiscal. Verifică cerința exactă pe GOV.UK.
Resurse oficiale
PAYE UK: how to employ and pay staff through your company
What PAYE is, who pays what to HMRC, how to get from gross to net pay, and what Employment Allowance and Statutory Pay are. A calculator at the end.
1. What PAYE is
PAYE (Pay As You Earn) is the system where you deduct income tax and National Insurance (NI) from pay and send them to HMRC. You calculate, deduct, pay and report.
Register before the first salary payment. This applies whether you pay a director or an employee.
2. Who pays what
Four things happen with every salary, in order.
The contract amount, before deductions.
Income tax and employee NI. You deduct them from the salary.
Employer NI, calculated on the same salary. It is not deducted from the employee.
Tax + employee NI + employer NI, minus Employment Allowance if it applies.
Receives net pay
Gross minus tax and employee NI. This reaches their account.
The company cost
Your real cost is gross pay plus employer NI.
Receives the total
Tax, employee NI and employer NI for the tax month, in one payment.
3. Employee, self-employed or CIS
You choose based on how the person works. The key question: who sets the schedule and the way of working?
Example: the director
You set the schedule and the method. Pay goes through PAYE.
Example: consultant
Works their own way, has several clients and invoices you. You pay the invoice, with no salary deductions.
Example: subcontractor
The contractor deducts part of the payment and sends it to HMRC for the subcontractor.
4. How to register
Prepare the details first, so you do not redo the form:
Company details
Name, company number (CRN), address and contact.
Personal details
Name, date of birth, NINO and address.
Employment details
Number of employees (including you), estimated monthly salary and the date of the first payment.
Or through an accountant, with the details above.
PAYE Reference and Accounts Office Reference. You use them for every report.
Through Government Gateway, for RTI reporting.
5. How to report salaries (RTI)
You report in real time, with every payment, through RTI.
Full Payment Submission
Sent on payday or before. Contains salary, tax and NI for everyone on payroll.
Employer Payment Summary
Sent when something changes: no salary paid in a month, or statutory pay to recover.
6. How to pay HMRC
Payments follow the tax month, from the 6th of one month to the 5th of the next. The amount is the total of that period's FPS submissions, minus Employment Allowance.
By the 22nd
Pay by the 22nd of the month after the tax month. Send the payment a few days early.
Put it in your calendar
Add all the dates at the start of the year. A missed deadline means a penalty.
7. How salaries are calculated
Start with the monthly gross and deduct, in order. Thresholds are monthly for tax year 2025/26.
The first £1,048 a month is tax-free
Personal Allowance of £12,570 a year (code 1257L). Above it: 20%, then 40% above £50,270 a year.
8% between £1,048 and £4,189
Above £4,189 a month, the rate drops to 2%.
15% above £417 a month
You pay it from the company. It is not deducted from the employee.
8. Employment Allowance
Employment Allowance reduces employer NI by up to £10,500 a year, which is up to £875 a month. Your software applies it when you submit the FPS.
If you have other employees
You have at least one employee, besides the director, above the employer NI threshold.
If the director is the only employee
If the director is the only person on payroll, you cannot use Employment Allowance.
9. Statutory Pay
Statutory Pay is the legal pay you owe when an employee cannot work or is on a statutory leave. It goes through payroll, so it carries tax and NI like any salary.
Statutory Sick Pay
For sickness, paid by the employer. Check on GOV.UK from which day it is paid, as the rule has recently changed.
Statutory family pay
For maternity, paternity, adoption and the loss of a child. You can recover part of the cost through the EPS.
10. Workplace pension
You must automatically enrol eligible employees in a pension scheme and pay the minimum contributions.
Eligible employees
Aged 22 up to State Pension age, earning over £10,000 a year.
The legal minimum
3% employer and 5% employee, on qualifying earnings (£6,240 to £50,270 a year).
11. Calculator: gross → net
Enter the monthly gross salary to see what the employee receives, what you deduct, and what you pay.
Disclaimer: indicative simulation, for England, Wales and Northern Ireland, with code 1257L and no pension. It does not replace payroll software, the tax code from HMRC, or an accountant's advice.
12. Do it yourself or hire an accountant
You can do PAYE yourself if you know exactly what you are doing and use RTI-compatible software. If you are unsure about the calculation, codes, Employment Allowance or deadlines, hire an accountant.
Your obligations to the employee
In writing
Pay, hours and holiday, clearly written.
At least the legal minimum
National Minimum Wage, for their age. Check the current rate on GOV.UK.
With every payment
Gross, net, tax and NI.
13. P45 and P60
When the employee leaves
Give them a P45 with pay and tax up to the leaving date. The new employer uses it.
At the end of the tax year
Give them a P60 by 31 May, with the total for the tax year.
14. Monthly checklist
- Calculate salaries and check tax codes.
- Check Employment Allowance and Statutory Pay, if relevant.
- Pay salaries and send the FPS on payday or before.
- Send the EPS if needed.
- Pay HMRC by the 22nd of the month after the tax month.
- Give the payslip and keep the confirmations.
15. Frequently asked questions
Do I need PAYE if I only pay myself?
Yes, if you pay yourself a salary. If you take no salary at all, PAYE is not needed. More in the directors article.
What exactly do I pay HMRC?
The tax deducted, the employee NI deducted and your employer NI, minus Employment Allowance if it applies.
Can I pay an employee as self-employed?
Only if the relationship meets the self-employment conditions. If they work to your schedule and method, they are an employee.
What if I do not pay a salary in a month?
Send an EPS for that month to tell HMRC.
What if I made a mistake on an FPS?
Send a corrected FPS as soon as you can.
How long do I keep records?
At least 3 years after the end of the tax year. Check the exact requirement on GOV.UK.