PAYE pentru directori – informații esențiale

Dacă o companie dorește să plătească salarii directorului sau angajaților, trebuie să fie înregistrată la PAYE (Pay As You Earn). Sistemul PAYE înseamnă că firma reține impozitul pe venit și contribuțiile la asigurări (NICs) direct din salarii și le virează lunar către HMRC.

Procesul de înregistrare

1. Compania se înregistrează ca angajator pe gov.uk.

2. HMRC alocă două coduri esențiale: PAYE Reference și Accounts Office Reference.

3. Serviciul se activează în Government Gateway, prin care se transmit raportările lunare (RTI).

Taxe pe salarii (2025/26)

Pentru angajat:

• Income Tax după pragul de £12,570/an.

• NIC (National Insurance Contributions) de 8% peste acest nivel (2% peste £50,270).

Pentru angajator (compania):

• NIC angajator de 15% pentru salariile care depășesc £5,000/an.

• Dacă există și alți angajați, compania poate beneficia de Employment Allowance (până la £10,500/an).

• Dacă directorul este singurul angajat, această scutire nu se aplică.

Pensia ocupațională (Auto-Enrolment)

• Orice companie care plătește salarii trebuie să creeze un pension scheme recunoscut (ex. NEST).

• Sunt înscriși automat toți angajații cu vârsta între 22 ani și vârsta de pensionare și cu venituri peste £10,000/an.

• Contribuții minime: 3% angajator + 5% angajat din salariu.

• Responsabilitatea este a directorului companiei, chiar dacă raportările le face contabilul.

• Opt-out: angajații se pot retrage, dar compania trebuie să demonstreze că au fost înscriși corect inițial.

• Excepție: un director unic, fără alți angajați, nu are obligația de a implementa un pension scheme.

• Consecințe: nerespectarea regulilor duce la amenzi și sancțiuni din partea The Pensions Regulator.

Exemple orientative (2025/26)

• £800/lună (~£9,600/an) – angajatul nu plătește taxe, compania plătește NIC angajator ~£57/lună.

• £1,048/lună (~£12,570/an) – angajatul nu plătește taxe, compania plătește NIC angajator ~£95/lună.

• £1,500/lună (~£18,000/an) – angajatul plătește taxe de ~£127/lună, compania plătește NIC angajator ~£162/lună.

Salariul „optim”

Multe companii aleg să stabilească un salariu redus (aprox. £800–£1,048/lună).

• Acest nivel asigură ani de contribuție la pensia de stat.

• Restul banilor sunt retrași sub formă de dividende, care au impozitare mai redusă și nu se supun NIC.

• Important: toate retragerile trebuie încadrate corect (salariu, dividend, împrumut director). În caz contrar, HMRC poate reclasifica sumele și aplica taxe și penalități.

Concluzie

• Înregistrarea la PAYE este obligatorie dacă se plătesc salarii.

• Compania are obligații lunare către HMRC și, în multe cazuri, către The Pensions Regulator.

• Directorul este responsabil pentru conformare, chiar dacă raportările sunt realizate de contabil.

Întrebări frecvente (FAQ) – PAYE, Pensii și obligații

1. Ce este PAYE și când trebuie să înregistreze compania?
PAYE („Pay As You Earn”) este sistemul HMRC prin care impozitul pe venit și contribuțiile la asigurările naționale (NICs) sunt reținute din salarii și plătite lunar de către angajator. Compania trebuie să se înregistreze la PAYE înainte ca prima plată salarială să fie făcută către director sau angajați. gov.uk+1

2. Ce coduri primesc de la HMRC după înregistrare?
După înregistrarea ca angajator, HMRC alocă două coduri: Employer PAYE Reference și Accounts Office Reference. Acestea sunt necesare pentru administrarea plăților salariale. gov.uk+2

3. Ce este „Employment Allowance” și cine o poate folosi?
Employment Allowance este o scutire de la NIC angajator care permite reduceri până la ~£10,500/an. Nu poate fi folosită dacă directorul este singurul angajat fără alte plăți de salarii suplimentare. gov.uk+1

4. Ce este Auto-Enrolment pentru pensii și cine este obligat?
Auto-Enrolment este obligația legală ca angajatorul să ofere un scheme de pensie ocupațională recunoscut și să înscrie automat angajații care:

• au vârsta de la 22 ani până la vârsta standard de pensionare;

• câștigă peste ~£10,000 pe an;

• nu sunt deja înscriși într-un scheme calificată. MaPS+1

5. Ce este „opt-out” / retragere din schemă?
Angajații care au fost înscriși automat la scheme de pensie pot decide să se retragă („opt-out”), dar compania trebuie să dovedească că procesul de înscriere automat a avut loc, și să le ofere informațiile necesare. Dacă angajatul decide „opt-out”, contribuțiile plătite trebuie returnate. thepensionsregulator.gov.uk+1

6. Care sunt consecințele dacă firme nu respectă aceste obligații?
Nerespectarea obligațiilor PAYE sau ale pensiei ocupaționale poate duce la sancțiuni de la HMRC sau The Pensions Regulator, penalități financiare și obligații de plată retroactivă a contribuțiilor. thepensionsregulator.gov.uk+1

Linkuri utile oficiale

• PAYE for employers – GOV.UK (introducere în PAYE) gov.uk

• PAYE Online for employers – GOV.UK (servicii online PAYE) gov.uk

• Automatic enrolment detailed guidance – The Pensions Regulator thepensionsregulator.gov.uk

• How pension auto-enrolment works – MoneyHelper 

PAYE (Pay As You Earn) este sistemul prin care Guvernul Britanic colectează impozitul pe venit (Income Tax) și Contribuțiile de Asigurări Naționale (National Insurance Contributions - NICs) direct din salariile angajaților.

De ce este important pentru tine ca director? Pentru că, din punct de vedere fiscal, un director care își plătește un salariu este considerat un angajat. Compania ta devine astfel un angajator, iar tu ești responsabil legal să înregistrezi compania pentru PAYE și să raportezi corect plățile către HMRC (Her Majesty's Revenue and Customs).

Când trebuie să te înregistrezi? Trebuie să înregistrezi compania pentru PAYE înainte de prima plată salarială, dacă:

• Salariul tău (sau al angajaților) este de £123 sau mai mult pe săptămână (pentru anul fiscal 2024/25).

• Oferi beneficii sau cheltuieli angajaților.

• Ai un angajat care are deja o pensie de la o companie anterioară și vrea să continue contribuțiile.

Dacă ești singurul director și nu plătești un salariu (ci doar dividende), nu trebuie să te înregistrezi pentru PAYE.

2. Înregistrarea pentru PAYE: Punct cu punct

Procesul începe prin crearea unui cont Government Gateway, pe care probabil îl ai deja. Ulterior, vei folosi acest cont pentru a te înregistra ca angajator. Documentul pe care l-ai primit, similar cu cel pe care îl am și eu, sumarizează exact informațiile de care ai nevoie pentru a demara procesul:

• Datele companiei: Numele complet, numărul de înregistrare (CRN), adresa și detaliile de contact.

• Datele directorului: Nume complet, data nașterii, numărul de asigurări naționale (NINO) și adresa personală.

• Detalii de angajare: Numărul de angajați (inclusiv tu), salariul lunar estimat și data primei plăți.

Asigură-te că toate aceste informații sunt corecte. Greșelile pot duce la amenzi.

3. Salariu vs. Dividende: Strategia Financiară a Directorului

Acum ajungem la partea cea mai importantă și la "alegerea" pe care o ai ca director. Cum e mai bine să te plătești: cu salariu sau cu dividende? Răspunsul este, de cele mai multe ori, o combinație a ambelor.

Salariul este o cheltuială deductibilă pentru companie. Acest lucru înseamnă că firma plătește mai puțin impozit pe profit (Corporation Tax). Însă, asupra salariului se aplică atât impozitul pe venit, cât și contribuțiile sociale (NICs).

Dividendele se plătesc din profitul companiei, după ce a fost plătit impozitul pe profit. Marea lor avantaj este că sunt scutite de contribuțiile sociale (NICs). De asemenea, există un plafon anual de dividende, numit Dividend Allowance, care este impozitat cu 0% (pentru anul fiscal 2024/25, acest plafon este de £500).

Strategia optimă pentru majoritatea companiilor mici:

Multe companii aleg o strategie hibridă, care maximizează economiile fiscale:

1. Plătește-ți un salariu mic: Setează-ți salariul lunar la o sumă sub pragul de la care începi să plătești contribuții sociale (NICs) și impozit pe venit. Astfel, compania ta va putea să înregistreze o cheltuială salarială (reducând profitul impozabil), iar tu vei evita taxele extra.

2. Restul veniturilor ia-le ca dividende: Orice altă sumă pe care vrei să o extragi din companie o iei sub formă de dividende. Plătești doar impozitul pe dividende, dar eviți total contribuțiile sociale (NICs), care pot fi destul de substanțiale.

Exemplu concret (anul fiscal 2024/25): Dacă îți plătești un salariu de £12,570 pe an (echivalentul a £1,047.50 pe lună), nu vei plăti niciun impozit pe venit și nicio contribuție socială. Compania nu va plăti contribuții patronale. Orice sumă peste acest prag, de obicei, este mai avantajos să o iei ca dividende.

Atenție: Întotdeauna verifică cu un contabil sumele exacte și pragurile fiscale pentru anul în curs, deoarece acestea se pot schimba.

4. Obligațiile privind Pensiile (Pension Auto-Enrolment)

Secțiunea de pensii din formularul tău este crucială. Legea britanică, prin intermediul Autorității pentru Pensiuni (The Pensions Regulator), obligă majoritatea angajatorilor să înscrie angajații într-un sistem de pensii.

Când ești scutit de această obligație? Ca director, ești scutit de la aceste obligații dacă:

• Ești singurul director al companiei (și nu ai alți angajați).

• Ești unul dintre mai mulți directori, dar toți sunteți directori și nu aveți un contract de muncă formal ("employment contract").

Când ai obligații? Dacă angajezi chiar și un singur alt angajat (care nu este director), sau dacă tu și ceilalți directori aveți un contract de muncă formal, compania ta trebuie să se conformeze regulilor de "auto-enrolment". Acest lucru implică:

• Înregistrarea la un sistem de pensii (ex: NEST, The People's Pension).

• Înscrierea automată a angajaților eligibili.

• Plata contribuțiilor minime obligatorii.

5. O Declarație Importantă: Responsabilitatea ta

Ultima secțiune din formularul tău este o declarație legală. Prin semnarea ei, confirmi că înțelegi că ești responsabil personal pentru conformitatea companiei cu reglementările PAYE și de pensii.

Ignorarea acestor reguli nu este o opțiune. Amenzile pot fi severe:

• Pentru PAYE: Întârzierile la depunerea raportărilor PAYE pot duce la amenzi fixe de £100, care se pot transforma în amenzi zilnice și, în final, în penalizări de până la 100% din valoarea taxelor datorate.

• Pentru Pensii: Nerespectarea regulilor de "auto-enrolment" poate atrage amenzi fixe de £400 și, în caz de persistență, amenzi zilnice de până la £500, plus posibilitatea de investigație legală.

Concluzie

Sistemul PAYE și regulile de remunerare nu sunt complicate odată ce le înțelegi principiile de bază. Făcând o planificare corectă de la început, vei economisi timp, bani și vei evita stresul fiscal. Cel mai bun sfat pe care ți-l pot da este să apelezi la un expert (cum ar fi un contabil) care să te ajute să setezi totul corect de la bun început și să te asiguri că firma ta rămâne conformă cu legea.

Mult succes în afaceri!

trezi pentru PAYE.